COMPANY INFORMATION

COMPANY PROFILE

社名 株式会社 萩観光ホテル
所在地 〒758-0011 山口県萩市椿東1189-541
TEL (0838)25-0211
FAX (0838)25-0215
ホームページURL http://www.hagikan.com
E-mailアドレス info@hagikan.com
開業 1967年(昭和42年)7月1日
資本金 1億円
代表者名 吉村 正則
従業員数 85名(男性20名 / 女性65名)
事業内容 旅館業、宿泊・結婚及び各種会合、宴会、ホテル内飲食業務
主要取引先 JTB、Knt!、日本旅行、ANAセールス、JALツアーズ、クラブツーリズム、防長トラベルほか
施設規模 鉄筋造4階建 / 収容人員388名 / 客室79室ほか

privacy

弊社が取得させていただくお客様の個人情報につきましては、安全管理措置を徹底し、下記の通り取り扱わせていただきます。

  • 弊社が取得したお客様の個人情報については、次の利用目的の範囲内で取り扱います。
    (1)お客様からのお問い合わせへの回答およびお客様から依頼された各種印刷物、商品等の送付を行うための宿泊サービス提供に関すること。
    (2)電話、郵便、電子メールなどによる弊社の宿泊サービスの販売促進PRおよびアンケート調査に関すること。
  • 弊社は、お客様の同意がある場合および個人情報保護法によりお客様の個人情報を第三者に提供することが認められている場合を除き、お客様の個人情報を第三者に提供することはありません。
  • 弊社の取得したお客様の個人情報につき、開示、訂正、削除、利用停止などを請求される場合は下記までご連絡ください。
    萩市椿東1189-541
    株式会社 萩観光ホテル 総務部
    電話:0838-25-0211(月曜~金曜 9:00~17:00)
  • 当社は、「個人情報の保護に関する法律」その他の関係法令などを遵守し、個人情報の保護に努めます。
  • 当社は、適正かつ合法的な手段により、利用の目的を明確にして個人情報を取得し、取得の際に示した利用目的の範囲内で利用します。
  • 当社は、個人情報の正確性を保ち、個人情報の漏洩、滅失などを防止するため、個人情報の安全管理に努めます。
  • 当社は、取得した個人情報につき、本人から開示、訂正、削除、利用停止などを求められた時は、法令などに基づき速やかに対応いたします。

株式会社 萩観光ホテルでは、個人情報の保護に関する法律および同法に関係する法令等を遵守し、お客様からお預かりした個人情報の確実な保護を実現するため、次の方針に基づき個人情報の適正な取扱いを行なっております。

  • 当社は、適正かつ公正な方法によって個人情報を取得します。
  • 当社は、あらかじめご本人の同意を得ないで、特定された利用目的を達成するのに必要な範囲を超えて個人情報を取り扱いいたしません。ただし、特定の個人を識別できない態様に加工したうえで、 統計上の資料として使用することがあります。
  • 当社は、個人情報の正確性を保ち、これを安全に管理するため、個人情報への不正アクセス、流用、破壊、改ざんおよび漏洩等を防止するための各種セキュリティ対策を講じます。
  • 当社は、お客様からお預かりしている個人情報を、情報処理等のため利用目的の範囲内で業務委託先に提供することがあります。また、法令に定める手続を行なったうえで、別の事業主体と個人情報を共同利用することがあります。なお、個人情報の取扱いに関し委託先または共同利用を行う場合には、当該委託先または共同利用先について厳正な調査を行なったうえで、適正な監督・連携により情報漏洩防止に努めます。
  • 当社は、法令に定める場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供しません。
  • 当社は、法令に定める保有個人データに関するご本人または代理人からの開示、訂正、利用停止等の各請求手続および個人情報の取扱いに関する苦情のお申出先等を定め、速やかに対応いたします。
  • 当社は、個人情報に関する最高責任者として個人情報保護管理者を、各部署には個人情報部門管理者を置き、従業者に対し十分な教育を行うことで、全員が適正に個人情報を取り扱うことができる体制を構築します。
  • 当社は、本個人情報保護方針および個人情報保護のための内部管理体制を適宜更新し、お客様からお預かりしている個人情報の適正な取扱いに努めます。
  • 本個人情報保護方針において、個人情報とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいいます

当社の保有するお客様の個人情報に関し、「個人情報の保護に関する法律」(以下「法」といいます。)第24条第1項に基づき、以下のとおり公表いたします。

  • 個人情報取扱事業者の名称
    株式会社 萩観光ホテル
  • 当社の保有個人データの利用目的
    当社は、お客様からお預かりした保有個人データを次の1.に掲げる業務において利用目的の達成に必要な範囲で利用いたします。なお、当社の保有個人データの利用目的は次の2.のとおりです。ただし、法第18条第4項第1号 から第3号までに該当する場合を除きます。
    1.業務内容
     (1) 旅館業及び飲食業
    2.利用目的
     (1)当社とお客様との契約の締結に際し、契約の相手方を特定し、契約を履行するため
     (2)お客様からのお問い合わせへの回答およびお客様から依頼された各種印刷物、商品等の送付を行うため
     (3)当社が行うサービスに関する情報を、電子メール、郵便、電話などによりお客様にお伝えするため
     (4)当社が主催するコンテスト、懸賞等のイベント活動において参加者を特定し連絡を行うため
     (5)当社が提供するサービスに関するアンケート、調査、ご意見の受領等に よりサービスの改善に役立てる具体的な資料を入手するため
  • 保有個人データの開示等の求めに応じる手続
     当社は、当社の保有個人データに関するご本人またはその代理人からの「利用目的の通知」、「開示」、「訂正・追加または削除」、「利用の停止または消去」および「第三者提供の停止」(以下「開示等」といいます。)の各求めに対し、下 記のとおり手続を定め、これに対応いたします。

    1.開示等の求めの対象となる保有個人データについて
    開示の求めに当たっては、対象となる保有個人データをできる限り特定していただきますようお願いいたします。
    ※次の各号に掲げるものについては、法令の定めにより「保有個人データ」に該当しないため、開示等を行いません。
     〔1〕当社が個人データの取扱いを受託しているに過ぎず、そのデータについて当社が開示等を行うことのできる権限を有しないもの
     〔2〕6ヵ月以内に消去することとなるもの

    2.開示等の求めの申出先
     開示の求めを行う場合は、当社所定の請求書〔下記3.(1)をご覧ください。〕に確認書類および手数料が必要なときはその全額を同封のうえ、次の宛先までご送付ください。なお、開示等の求めにつきましては、郵送のみの受付とさせてい ただきます。
     〒758-0011 萩市椿東1189-541
     株式会社 萩観光ホテル 総務部
     ※封筒に朱書きで「個人情報開示等請求書在中」とお書き添えください。
     ※書類の授受を確実に行なうため、手数料が不要である場合のお申出に当たっても、配達記録郵便のご利用をお勧めいたします。

    3.開示等の求めに関する手続
     (1)開示等の求めに関する書面
     〔1〕ご本人が開示等の求めを行う場合
     次のa.の請求書をダウンロードおよび印刷していただき、所定欄に記入および押印のうえ、b.の本人確認書類を同封し、当社宛(送付先については上記2.をご覧ください。)にご郵送ください。
     a.請求書書式(ページ末にございます。)
     b.本人確認書類
     (a)公的証明書〔運転免許証、各種健康保険証、年金手帳、住民票の写し、パスポート(写真および住所のページ)、外国人登録証明書のいずれか〕のコピー
     ※現在有効なもので住所、氏名および生年月日の記載があるものに限ります。
     (b)上記証明書記載の住所と返答先住所が異なる場合は、上記書類に加え、次の書面のいずれかのコピー
     ア.公共料金の領収書
     イ.国税または地方税の領収書または納税証明書
     ウ.社会保険料の領収書
     ※発行日から6ヵ月以内で、現住所および氏名の記載があるものに限ります。
     なお、ご本人からの開示等の求めの場合、返答の送付先は上記本人確認書類〔(b)をご提出いただいている場合は(b)〕に記載されたご本人の住所に限らせていただきます。
     〔2〕代理人が開示等の求めを行う場合
     次のa.の請求書をダウンロードおよび印刷していただき、所定欄に記入および押印のうえ、b.の確認書類およびc.の代理人資格の確認書類を同封し、当社宛(送付先については上記2.をご覧ください。)にご郵  送ください。なお、ご本人の住所および氏名を記入していただいたうえ、必ず代理人自身による署名および押印をお願いいたします。
     a.請求書書式(ページ末にございます。)
     b.本人およびその代理人の確認書類(本人およびその代理人の双方について必要です。)
     (a)公的証明書〔運転免許証、各種健康保険証、年金手帳、住民票の写し、パスポート(写真および住所のページ)、外国人登録証明書のいずれか〕のコピー
     ※現在有効なもので住所、氏名および生年月日の記載があるものに限ります。
     (b)上記証明書記載の住所と返答先住所が異なる場合は、上記書類に加え、次のいずれかの書面のコピー
     ア.公共料金の領収書
     イ.国税または地方税の領収書または納税証明書
     ウ.社会保険料の領収書
     ※発行日から6ヵ月以内で、現住所および氏名の記載があるものに限ります。
     c.代理人資格の確認書類
     (a)法定代理人による場合
     住民票記載事項証明書その他法定代理人の資格を証明する書類
     (b)その他の代理人による場合
     本人が作成および押印した当該代理人を選任する旨の委任状(委任状にはご本人の実印を押印し、ご本人の印鑑証明書も併せてご提出ください。)
     なお、代理人からの開示等も求めの場合には、上記b.の確認書類〔(b)をご提出いただいている場合
     は(b)〕に記載された代理人の住所宛に返答を送付し、これをもって開示等の手続を完了したものといたします。本人とその代理人間の返答の授受については、当社は一切の責任を負いません。
     (2)開示等の求めに関する手数料
     〔1〕「開示」または「利用目的の通知」の求めの場合
     a.手数料 「開示」または「利用目的の通知」の求め一件につき500円(消費税等含む。)
     b.支払方法 請求書に現金 500 円を同封し現金書留郵便でご送付ください。
     〔2〕「訂正・追加または削除」、「利用停止または消去」または「第三者提供の停止」の求めの場合
     保有個人データを特定していただいたうえで、「訂正・追加または削除」「利用の停止または消去」または「第三者提供の停止」の求めを行う場合は、手数料は無料です。
     (3)開示等の求めに関する注意事項
     〔1〕開示等の求めについては、必ず上記の当社指定の請求書〔3.(1)をご覧ください。〕をご使用いただきますようお願いいたします。他の書式による場合には、開示等の求めをお受けできません。
     〔2〕確認書類の取得費など、開示等の求めの提出にかかる費用については、すべてご本人の負担とさせていただきます。
     〔3〕開示等の求めに際してご提出いただいた公的証明書等の確認書類は、手続の終了時に返却いたします。
     〔4〕開示等の求めに際してご提出いただく確認書類に、本籍地や基礎年金番号などの開示等の求めに必要のない記載がある場合、公的証明書のコピーの該当部分を塗りつぶす等、読み取れないようにしていただいても構いません。
     〔5〕開示等の求めに関し発生した送付中の郵便事故等については、当社の責に帰すべき事由による場合を除き、当社は一切の責任を負いません。

    4.開示等の求めに対する当社の対応
     当社は、開示等の求めに関する請求書等をすべて不備なく当社が受領した時点から手続を開始いたします。なお、保有個人データの特定に時間を要するなど、当社の作業上、お日にちをいただく場合がございます。

    5.開示等の求めに応じない場合
     当社は、次に掲げる場合には開示等の求めに応じかねます。
     〔1〕請求書に記入漏れや押印漏れがあるなど必要事項が記載されないとき
     〔2〕確認書類が同封されていない場合など本人あるいは代理人であることが確認できないとき
     〔3〕手数料が同封されていないまたは不足しているとき
     〔4〕法第24条第2項但書、第25条第1項但書、第26条第1項ならびに第27条第1項但書および第2項但書に定める場合に該当するとき
     ご提出いただいた書類等に不備がある場合には、請求書に記入いただいた住所に当社から連絡をいたします。なお、連絡後一定期間が経過しても訂正、再提出等を行っていただけない場合は、開示等の求めがなかったものとして対応させていただきます。
     開示等の求めに応じない場合は、当社からその旨を返答いたします。なお、「開示」および「利用目的の通知」の求めについては、当社がこれに応じない場合であっても当社所定の手数料〔上記3.(2)をご覧ください。〕をいただきます。

    6.開示等の求めに関して取得した個人情報の利用目的
     開示等の求めに伴い、提出いただいた請求書または確認書類等により取得した個人情報は、ご本人またはその代理人への連絡・返答・本人確認または手数料の授受など、開示等の求めへの対応に必要な範囲でのみ利用いたします。
     なお、ご提出していただいた確認書類は、開示等の求めへの対応後、返却させていただきます。
  • 保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先
    〒758-0011 萩市椿東1189-541
    株式会社 萩観光ホテル 総務部
    ※郵送のみの受付とさせていただき、直接ご来社いただいてのお申出は受け付けかねますので、あらかじめご了承ください。

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